In diesem Artikel werden die rechtlichen Grundlagen der Kassenführung aufgezeigt und Sie werden mit dem Datenzugriff der Finanzverwaltung vertraut gemacht. Vorab ein paar Zitate zur Besteuerungssituation in Deutschland, die jeder für sich werten kann:

„Wenn eine Mehrheit es für clever hält, das Finanzamt zu betrügen, dann gehen nicht nur Steuereinnahmen verloren, dann geraten auch der Rechtsstaat und das Vertrauen in die demokratische Ordnung in Gefahr.“

Ex-Bundespräsident Horst Köhler, 2008
„Steuerhinterziehung kann auch ein Akt rechtlicher Notwehr zur Herstellung faktischer Belastungsgleichheit sein.“

Prof. K. Tipke
„Die Perfektionierung der Prüfungssoftware und damit einhergehend die Ausbildung der Betriebs-prüfer ist geboten, weil sich für den Bereich der Kassen- und Bargeschäfte mit Hilfe herkömmlicher Prüfungsmethoden vielfach kaum mehr Aussagen über die Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung machen lassen.“

Prof. Seer, AO-Kommentar „Tipke, Kruse“

Ist das wirklich so? Woran liegt diese bedrohliche Entwicklung?
– Unter anderem an den PC-Kassensystemen. –

Gastronomen, Friseure, Einzelhändler usw. erzielen überwiegend Bareinnahmen, die sie mit einer elektronischen Registrierkasse erfassen. Da solche Registrierkassen manipulierbar sind, prüft die Finanzverwaltung noch viel intensiver. Bereits 2003 hat der Bundesrechnungshof in seinem Bericht die hohen Steuerausfälle durch nicht manipulationssichere neue Kassensysteme und elektronische Registrierkassen bemängelt. Bei Bargeschäften in mehrstelliger Milliardenhöhe drohen nicht abschätzbare Steuerausfälle (vermutet jährlich 26 Milliarden). Der Gesetzgeber hat hierauf reagiert und das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung erweitert, gemäß § 147 (6) AO. Waren bisher lediglich Daten der Finanzbuchhaltung Gegenstand der digitalen Prüfung, werden künftig mehr die steuerrelevanten Daten der vorgelagerten Systeme, wie elektronische Registrierkassen, Faktura, Zeiterfassung, Wegstreckenzähler usw. angefordert und überprüft. Das Bundesfinanzministerium hat daher die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften mit Schreiben vom 26.11.2010 neu geregelt. Dies gilt insbesondere für Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler bei Taxiunternehmen.

Neben der digitalen Aufzeichnungspflicht wird darüber hinaus verlangt, dass technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen bei vorhandenen Registrierkassen durchgeführt werden. Nur bei Altkassen, die nicht umgerüstet werden können, gelten die alten Verwaltungsvorschriften vom 09.01.1996. Nach dem 31.12.2016 müssen alle Geräte die Voraussetzungen für die Aufbewahrung von digitalen Unterlagen bei Bargeschäften erfüllen. Es besteht also Handlungsbedarf. Die Unternehmer sollten sich daher rechtzeitig an ihren Kassenhersteller wenden, denn bei nicht ordnungsgemäßer Kassenführung drohen Einnahmezuschätzungen.

Entspricht die Buchführung des Steuerpflichtigen §§ 140 – 148 AO, wird sie der Besteuerung zugrunde gelegt. Von besonderer Bedeutung für die Kassenaufzeichnungen sind §§ 145 – 147 AO. Eine Buchführung ist dann formell ordnungswidrig, wenn sie wesentliche Mängel aufweist oder wenn die Gesamtheit aller unwesentlichen Mängel diesen Schluss fordert. Nach ständiger Rechtsprechung ist auch bei einem unverschuldeten Verlust von Buchführungsunterlagen bzw. Aufzeichnungen eine Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung gegeben.

Eine besondere Bedeutung kommt weiterhin der zeitgerechten Verbuchung von Bargeschäften zu:

  • Kasseneinnahmen / -ausgaben müssen gem. § 146 (1), 2 AO täglich festgehalten werden.
  • Auch Entnahmen und Einlagen in die Kasse müssen täglich aufgezeichnet werden.
  • Die Kasse muss kassensturzfähig sein, d. h. Soll- und Istbestand der Kasse müssen übereinstimmen.
  • Gemäß § 146 (4) AO dürfen bei der Kassenführung keine nachträglichen Veränderungen möglich sein, wenn nicht feststellbar ist, ob und wann etwas verändert wurde.
  • Kassenbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen, Organi-sationsunterlagen, Journale, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten mit Strukturinformationenzur Kasse sowie alle EC- / Kreditkartenbelege (Bons) sind 10 Jahre aufzubewahren.

Die Daten einschließlich elektronisch erstellter Rechnungen müssen unveränderbar, unverdichtet und vollständig vorliegen. Protokolle über Einsatzorte und Einsatzzeiträume über jedes einzelne Gerät müssen geführt und aufbewahrt werden.

Elektronische Kassen sind Bestandteil des Datenverarbeitungssystems. Die Finanzverwaltung hat daher ein Recht auf die darin gespeicherten Daten in digitaler Form. Hierbei wird zwischen 3 Zugriffsarten unterschieden:

  • unmittelbarer Zugriff (Z 1): Recht auf Einsicht von gespeicherten Daten der Kasse (Einsicht in Berichte, Artikellisten, Bedienerberichte, Trainingsberichte); Interessant ist auch der Abruf, um festzustellen, wann die Daten zum letzten Mal gelöscht wurden.
  • mittelbarer Zugriff (Z 2): Die Außenprüfung kann sich Abrufe/Berichte aus der Kasse im Beisein des Kassenverantwortlichen aufbereiten und auswerten lassen.
  • Ausgabe der Daten der Kasse auf einem Datenträger (Z 3)

Obwohl der Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung Daten der elektronischen Registrierkasse mit Einführung des Datenzugriffs zustehen, werden in der Praxis vollständige Daten der Kasse häufig nicht angetroffen. Dies kann die Aberkennung der formellen Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nach sich ziehen. Neben den eigentlichen Datenanalysen mit Hilfe einer Prüfsoftware (IDEA) wie Lückenanalysen (z. ?B. fortlaufende Rechnungsnummer) oder Mehrfachbelegungen (Lieferschein, Rechnungsnummer)wird der Außenprüfer auch mathematisch-statistische Prüfmethoden bei Kassenbuchführungen einsetzen. Dies sind in erster Linie:

  • Benford‘s Law (zur Aufdeckung willkürlicher Zahleneingaben),
  • Chi-Quadrat-Tests (Fehleraufdeckung bei Zusammenhängen)
  • und der Zeitreihenvergleich (Auswertungen nach Tagen, Wochen, Monaten, Jahren).

Voraussetzung für den Einsatz von mathematisch-statistischen Methoden ist aber stets, dass geeignetes und ausreichendes Datenmaterial zur Verfügung steht.

Mit Hilfe dieser Prüfmethoden können Auffälligkeiten oder Unregelmäßigkeiten aufgedeckt werden. Enthält die Kassenführung nur kleinere formelle Mängel, die das Ergebnis nicht beeinträchtigen und keinen erheblichen Verstoß gegen die Anforderungen an die zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle, die Aufbewahrungsvorschriften (§ 147 AO) und die besonderen Anforderungen der Buchführung auf Datenträger darstellen – z.?B. Fehlen nur eines Z-Bons – ist die Ordnungsmäßigkeit nicht beeinträchtigt. Gleiches gilt bei geringen sachlichen Mängeln. Die geringen sachlichen Mängel sind zahlenmäßig zu korrigieren, ohne dass die Buchführung insgesamt verworfen werden kann. Ist die Kassenführung mit schweren formellen bzw. sachlichen Mängeln behaftet, verliert sie den Beweischarakter. Die Buchführung ist nicht ordnungsgemäß und zu verwerfen. Soweit die Buchführung nicht mehr der Besteuerung zugrunde gelegt wird, können die Besteuerungsgrundlagen geschätzt werden (§ 162 AO), wobei die Schätzung i.?d.?R. nicht zu Gunsten des Steuerpflichtigen ausfällt. In der Praxis wird die Kassenführung in vielen Fällen Mängel aufweisen. Teilweise sind die gesetzlichen Vorgaben nicht bekannt, teilweise sind sie schwer umsetzbar. Hier besteht grundsätzlich Beratungsbedarf, denn Ärger mit der Kasse ist kein Kavaliersdelikt.