Umweltmanagementzertifizierung – ein aktuelles Thema für nahezu jeden Betrieb. Doch was bringt eine Zertifizierung und welchen Nutzen haben Umweltmanagementsysteme?


Eine kleine Lohnerhöhung verpufft schnell. Extras für Mitarbeiter, die weder Steuer noch Sozialabgaben kosten, sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer weitaus lukrativer. Hierbei können Unternehmen den Anteil zur Sozialversicherung reduzieren und die Arbeitnehmer erhalten die Lohnerhöhung ohne Abzüge. Bisher war der Einsatz von Nettolohn-Optimierungen weitestgehend vom deutschen Gesetzgeber beschränkt worden. Im Rahmen der neuen Lohnsteuer-Richtlinien gibt es allerdings arbeitgeberfreundlichere Regelungen. So werden viele zusätzliche Leistungen für Mitarbeiter möglich, ohne in eine rechtliche Grauzone zu geraten.

Die Zufriedenheit von Arbeitnehmern kann zum Beispiel durch kleine Aufmerksamkeiten außerhalb des normalen Arbeitslohns gesteigert werden. Diese sind laut der Richtlinie Sachzuwendungen von geringfügigem Wert – bspw. Blumen, Bücher, Genussmittel. Wenn kleine Geschenke anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses eines Arbeitnehmers (Geburtstag, Heirat etc.) übergeben werden, so sind diese steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Wert sollte jedoch 44 € inkl. Mehrwertsteuer nicht übersteigen. Wichtig ist dabei, dass es keine Geldzuwendungen sein dürfen.

Auch bezüglich der Gesundheit von Mitarbeitern betreffend, ist eine Optimierung möglich. Wenn ein Arbeitgeber unmittelbar Vertragspartner eines Sportvereins oder eines Fitnessstudios wird und die anfallenden Mitgliedsbeiträge für seine Mitarbeiter übernimmt, kommt hierbei auch die Anwendung des Sachbezugs in Betracht.

Zusätzlich erbrachte Leistungen zur betrieblichen Gesund-heitsförderung sind bis zu einem Freibetrag von 500,00 € im Jahr je Arbeitnehmer steuerfrei. Durch die Steuerbefreiung ist es möglich, Beschäftigten verstärkt Maßnahmen auf der Grundlage der gesundheitsfachlichen Bewertungen der Krankenkassen anzubieten. Hierunter fallen insbesondere folgende Maßnahmen wie Vorbeugung und Reduzierung arbeitsbedingter Belastungen des Bewegungsapparates, gesundheitsgerechte Gemeinschaftsverpflegung oder Einschränkungen zur Suchtmittelkonsumierung (Rauchfrei im Betrieb). Barleistungen als Zuschüsse sind ebenfalls begünstigt. Voraussetzungen für externe Maßnahmen sind jedoch, dass diese die geforderten Kriterien erfüllen (Bescheinigung der Krankenkasse).

Wenn Mitarbeiter regelmäßige betrieblich bedingte Ausgaben auf die Rechnung des Unternehmens tätigen (z.B. Park- oder Telefongebühren) sind diese ebenso steuer- und sozialversicherungsfrei. Ein pauschaler Auslagenersatz kann dabei nur angewendet werden, solange ein Nachweis für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten erbracht wird, welcher belegen kann, dass es sich um wiederkehrende Ausgaben handelt.

Auch Beihilfen und Unterstützungen sind bis zu einem Betrag von 600 € pro Kalenderjahr steuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzung ist aber, dass ein anlassgerechtes Ereignis eingetreten ist wie z.B. ein Krankheitsfall, Tod naher Angehöriger oder Schäden durch höhere Gewalt. Falls in einem Unternehmen ein Betriebsrat oder eine sonstige Arbeitnehmervertretung besteht, muss die Beihilfe von einer unabhängigen und mit ausreichender Selbstständigkeit ausgestatteten Einrichtung gezahlt werden. Kleinere Betriebe können die Unterstützung direkt gewähren.

Ein Darlehen an Mitarbeiter mit einem niedrigeren Zins als marktüblich ist grundsätzlich wie der Arbeitslohn zu behandeln. Es gibt allerdings einige Ausnahmen. Bis zu 2.600,00 € Zinsersparnis jährlich oder ein Kleindarlehen bis zu einem Betrag von 2.600,00 € sind steuer- und sozialversicherungsfrei.

Ein weiterer Bestandteil der Entgeltoptimierung ist die sogenannte Erholungsbeihilfe. Sie kann als Ergänzung oder Alternative zum bisherigen Urlaubsgeld ausgezahlt werden. Erholungsbeihilfen können mit 25 % pauschal besteuert werden, wenn die Beihilfe insgesamt in einem Kalenderjahr 156,00 €
für einen Arbeitnehmer, 104,00 € für dessen Ehegatten und 52,00 € für jedes Kind nicht übersteigen. Die Erholungsbeihilfe ist dem Mitarbeiter 3 Monate vor oder nach dem Jahresurlaub auszuzahlen. Für Arbeitnehmer ist diese steuer- und sozialversicherungsfrei, der Arbeitgeber trägt hierbei die Pauschalsteuern.

Waren des eigenen Unternehmens können den Mitarbeitern verbilligt oder unentgeltlich überlassen werden. Steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt dieser Rabattfreibetrag bis zu einer Höhe von 1080,00 € im Jahr. Maßgebend für die steuerliche Bewertung ist der um 4 % geminderte Endpreis, zu dem die Waren oder Dienstleistungen den Endverbrauchern angeboten werden. Für den Bereich des Einzelhandels gilt dies für den ausgezeichneten Preis einschließlich Umsatzsteuer.

Betriebsveranstaltungen, die aus einem überwiegenden Interesse des Unternehmens angeboten werden, sind meist steuerfrei. Abhängig ist dies je nach Häufigkeit, Dauer dieser Events und der Höhe der üblichen Zuwendungen für die Mitarbeiter. Die Höhe der üblichen Zuwendungen ist dabei auf einen Betrag von 110,00 € (inkl. Mehrwertsteuer) je Teilnehmer und Veranstaltung beschränkt. Steuerbegünstigt können maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr durchgeführt werden.

Daneben können den Mitarbeitern eine typische Berufskleidung unentgeltlich ohne Versteuerung zur Verfügung gestellt werden. Bei einer typischen Berufskleidung handelt es sich regelmäßig um Arbeitsschutzkleidung, die auf die jeweilige Berufstätigkeit ausgelegt ist oder durch ihre uniformartige Beschaffenheit oder dauerhaft angebrachte Kennzeichnung durch ein Firmenemblem (Logo) objektiv eine berufliche Funktion erfüllt.

Falls Arbeitnehmer einen betrieblichen Computer, Tablet oder Handy privat nutzen, ist dies ebenfalls einschließlich des Zubehörs steuerfrei. Die Steuerfreiheit gilt auch für PCs mit Internet-Verbindung in der Wohnung der Arbeitnehmer. In diesen Fällen sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte für Telekommunikation frei. Bestehen beruflich veranlasste Telefonkosten, kann das Unternehmen diese zusätzlich steuerfrei erstatten. Der berufliche Nutzungsanteil ist dabei allerdings nachzuweisen. Werden die beruflich bedingten Telefonkosten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen belegt, kann der so ermittelte beruflichen Kostenanteil für den gesamten Lohnzahlungszeitraum zu Grunde gelegt werden. Beim Einzelnachweis werden folgende Angaben verlangt: Tag des Gespräches, Gesprächsteilnehmer, Zielort, Gesprächsgebühren oder Dauer des Gesprächs. Ohne Einzelnachweis können pauschal 20 % jedoch höchstens 20,00 € im Monat erstattet werden.

Die Erfrischungsgetränke (z.B. Kaffee, Tee oder Mineralwasser), welche zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt angeboten werden, sind auch steuer- und sozialversicherungsfrei. Dasselbe gilt für Speisen, die anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung im betrieblichen Interesse unentgeltlich oder teilentgeltlich überlassen werden und deren Wert 40,00 € nicht übersteigt.

Die Familienfreundlichkeit spielt für viele Mitarbeiter eine große Rolle. Wenn Bar- oder Sachleistungen zur Unterbringung von nicht schulpflichtigen Kindern in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen gewährt werden, sind diese nicht lohnsteuer- oder sozialversicherungspflichtig. Dabei sollte immer ein Beleg des Arbeitnehmers dem entsprechenden Lohnkonto beigefügt werden.

Warengutscheine zur Einlösung bei einem fremden Unternehmen sind nur im Wert bis zu 44,00 € als freie Sachleistung anzusehen. Nach der aktuellen Rechtslage ist es unerheblich ob ein Warengutschein auf einen bestimmten, genau bezifferten Geldbetrag ausgestellt ist. Auch eine konkrete Bezeichnung der zu erwerbenden Sache oder Dienstleistung auf dem Warengutschein ist nicht mehr erforderlich (z.B. Tank-Gutschein). Auch die Ausgabe von elektronischen Tankkarten, die den Arbeitnehmer berechtigen, bei einer Tankstelle Kraftstoff zu erwerben oder die Erstattung von vom Arbeitnehmer vorab verauslagter Treibstoffkosten gegen Vorlage eines gewährten Gutscheins, kann einen Sachbezug darstellen, auf den die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze angewendet werden kann. Sachbezüge können auch dann vorliegen, wenn eine Zahlung an Arbeitnehmer mit der ausdrücklichen Auflage verbunden wird, den empfangenen Geldbetrag nur in einer bestimmten Weise (ausschließlich für einen Sachbezug) zu verwenden.

Wenn Arbeitnehmer in der Nacht oder an Sonn- und/oder Feiertagen arbeiten, besteht die Möglichkeit, hierfür steuer- und sozialversicherungsfreie Zuschläge zu gewähren. Für Nachtarbeit sind 25 % (von 20 Uhr bis 6 Uhr) bzw. 40% (von 0 Uhr bis 4 Uhr, bei Arbeitsbeginn vor 0 Uhr) durchführbar, für Sonntagsarbeit 50 %, für Arbeit an gesetzlichen Feiertagen 125 %, für Arbeit am 24. Dezember ab 14 Uhr,
am 25. Dezember und 26. Dezember sowie am 1. Mai 150 %. Die Arbeit ist hierbei für jeden Mitarbeiter getrennt anhand von Einzelaufzeichnungen nachzuweisen.

Das Thema der betrieblichen Altersvorsorge hat am Arbeitsmarkt in den letzten Jahren noch stärker an Relevanz gewonnen. Bis zu 2.856,00 € können für Mitarbeiter sowie Geschäftsführer im Jahr 2014 in die betriebliche Altersvorsorge eingezahlt werden, ohne dass Steuern und Sozialversicherung anfallen. Für Neuverträge, die ab dem 01.01.2005 abgeschlossen worden sind, erhöht sich der steuerfreie Betrag von 2.856,00 € sogar um weitere 1.800,00 € jährlich. Diese Möglichkeit kann genutzt werden, um Fachkräfte an ein Unternehmen zu binden.

Für Zuschüsse bezüglich der Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte kann die Lohnsteuer mit pauschal 15 % erhoben werden, soweit diese den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer nach §9 Abs. 2 EStG wie Werbungskosten geltend machen kann (0,30 € / pro Entfernungskilometer). Bei Jobtickets für die Fahrten kommt die Sachbezugsgrenze in Betracht.

Durch diese Bestandteile kann die Arbeitgeberattraktivität effektiv durch Nettolohnoptimierungen erhöht werden. So profitiert sowohl das Unternehmen, als auch die Arbeitnehmer.