Managementsysteme sind moderne Werkzeuge der Unternehmensführung

Gestalten Sie Ihre Managementsysteme schlank und wirkungsvoll – mit der Unterstützung unserer praxiserfahrenen Fachleute.

Verschiedenste Managementsysteme halten in immer mehr Unternehmen Einzug. Nicht ohne Grund, denn Managementsysteme sind wertvolle Werkzeuge zur Steuerung und Führung der Unternehmen – sofern sie als „lebendige“ Managementsysteme strukturiert wurden, also den Erfordernissen des Unternehmen entsprechen und nicht nur den Normanforderungen.

Für nahezu jeden Bereich des Unternehmens gibt es Managementsysteme, wie z.B. Finanz- und Risikomanagement, Informationsmanagement, Sicherheitsmanagement sowie die bekanntesten: Umwelt-, Energie- und natürlich das Qualitätsmanagement. Zusätzlich finden sich branchenspezifische Standards bzw. Normen wie die ISO/TS 16949 in der Automobilbranche oder IRIS (International Railway Industry Standard) im Bahnwesen.

PDCA-Systematik

Die Grundsystematik: der PDCA-Zyklus

Dabei haben alle Managementsysteme eine bewährte Grundsystematik gemeinsam, den sogenannten PDCA-Zyklus. PDCA steht für Plan-Do-Check-Act oder übersetzt Planen-Ausführen-Überprüfen-Optimieren. Diese Systematik lässt sich auf verschiedenste Bereiche anwenden. Hier ein Beispiel

Plan/planen: Eine Maßnahme oder ein Produkt wird geplant
Do/ausführen: Die Maßnahme wird durchgeführt, das Produkt wird hergestellt
Check/prüfen: Die Wirksamkeit der Maßnahme wird überprüft, das Produkt wird angeboten
Act/anpassen: Die Maßnahme wird korrigiert, das Produkt wird ggf. an die Nachfrage angepasst

Mit dem wiederholten Durchlaufen dieses PDCA Zyklus wird eine wesentliche Forderung von Managementsystemen erreicht: die kontinuierliche Verbesserung. Damit ein Zustand bzw. eine Verbesserung überhaupt messbar gemacht werden kann, wird meist ein Kennzahlensystem (KPI: Key Performance Index) eingeführt, das aus allen Unternehmensbereichen mit Daten gespeist wird. Dadurch erhält die Unternehmensleitung ein mächtiges Instrument zur Überwachung und Steuerung des Unternehmens an die Hand. Voraussetzung dafür ist, dass nicht nur die richtigen Kennzahlen definiert werden, sondern auch die dazu notwendigen Daten zur Verfügung stehen, weswegen effiziente Managementsysteme auch immer ein adäquates Umsetzungskonzept im IT-Bereich benötigen. Dies ermöglicht dann auch eine schlanke und gleichzeitig effiziente Umsetzung der Managementsysteme.

Einführung

Soll ein Managementsystem eingeführt werden – egal ob Qualitäts-, Umwelt- oder Energiemanagement – ist der erste Schritt, den aktuellen Stand in Form einer Ist-Analyse zu erfassen. Dabei werden alle relevanten Unternehmensprozesse und alle verfügbaren Daten detailliert aufgenommen.

Auf Basis der Prozessanalyse kann anschließend ein Soll-Zustand definiert werden, aus dem sich dann auch ergibt, welche Prozesse verändert (Prozessoptimierung) oder ergänzt werden sollen (Gap-Analyse). Anschließend wird die Grundstruktur des Managementsystems festgelegt, was meist mit der Erstellung einer Prozesslandkarte anfängt. Die eigentliche Arbeit beginnt dann mit der Umsetzung, welche z.B. die Definition von Abläufen und Kennzahlen, die Erstellung der Dokumentation beinhaltet. Gerade die Erstellung der Dokumentation und der Arbeitsunterlagen sollte nicht unterschätzt werden.

Ist das Managementsystem implementiert, wird eine erste (komplette) Überprüfung durch ein internes Audit durchgeführt. Der interne Auditor muss dabei unabhängig von der zu auditierenden Abteilung sein und dennoch fundiertes Fachwissen zu dem jeweiligen Managementsystem und der gültigen Norm haben. Für mittelständische Unternehmen ist dies oft schwer zu erfüllen, da der Managementbeauftragte häufig einer Abteilung zugehörig ist. Gerade in so einem Fall ist es ratsam, auf einen externen Auditor zurückzugreifen. Zudem profitieren Sie von der Unvoreingenommenheit des externen Auditors, der keine Betriebsblindheit mitbringt.

Wir von Hüttl & Vierkorn haben für jedes Managementsystem Spezialisten, die Sie bei der Einführung mit viel Praxiserfahrung unterstützen. Fragen Sie einfach bei uns an!

Zertifizierung

Jedes Managementsystem muss von einer bei der DAkkS zugelassenen Stelle zertifiziert werden. Es gibt sowohl große, bekannte Zertifizierungsstellen wie z.B. den Tüv oder die Dekra als auch „Einzelkämpfer“. Welche Stelle gewählt wird, hängt von verschiedenen Aspekten ab:

Ist bereits eine Zertifizierungsstelle für andere Managementsysteme beauftragt?
Ist eine kostengünstigere Zertifizierung gewünscht?
Soll die Zertifizierungsstelle international bekannt sein?
Wird ein Matrix- oder Gruppenzertifikat (siehe unten) angestrebt?

Nachdem die Entscheidung für eine Zertifizierungsstelle gefallen ist, kann ein (optionales) Voraudit durchgeführt werden, in welchem der Auditor die Zertifizierungseignung überprüft und gegebenenfalls Hinweise auf notwendige Anpassungen gibt. Bei der Implementierung eines neuen Managementsystems wird dann eine Bereitschaftsbewertung durch die Zertifizierungsstelle durchgeführt, welche eine Prozessanalyse sowie wesentliche Aspekte wie z.B. Kennzahlen, Ziele, Rechtskataster, Geltungsbereich, Managementberichte oder Prozessbeschreibungen prüft. Bei Abweichungen werden Hinweise auf Schwachstellen gegeben, die im schlimmsten Fall zu einer Nichtkonformität führen und somit die Erteilung des Zertifikats verhindern würden.

Höchstens drei Monate später findet das Zertifizierungsaudit statt, in dem die Wirksamkeit des gesamten Managementsystems und die Umsetzung des Managementsystems in der Praxis überprüft werden. Bei ungenügenden Ergebnissen wird zwischen Haupt- und Nebenabweichungen unterschieden, wobei eine Hauptabweichung stets zu einem Nachaudit führt. Auch bei Nebenabweichungen müssen Korrekturmaßnahmen durchgeführt werden.

Nach der positiven Prüfung wird schlussendlich das Zertifikat erteilt. Bei einer Neuzertifizierung ist das erste Überwachungsaudit (Ü1) bereits nach
zwölf Monaten fällig. Das zweite Überwachungsaudit (Ü2) wird 24 Monate nach dem Zertifizierungsaudit durchgeführt und kann maximal um drei Monate nach vorn oder hinten verschoben werden. Im dritten Jahr nach der Zertifizierung steht das Re-zertifizierungsaudit an, welches die Gültigkeit des Zertifikats wiederum um drei Jahre verlängert.

Neben der Einzelzertifizierung können auch Matrix- oder Gruppenzertifizierungen durchgeführt werden. Dabei werden mehrere Standorte oder Unternehmen, die eine ähnliche Tätigkeit durchführen, in einem Zertifikat vereint. Diese Form der Zertifizierung ist sowohl für Unternehmen mit mehreren Standorten, z.B. auch im Ausland, oder auch für Verbünde etwa von Kanzleien sinnvoll. Bei einer Matrixzertifizierung werden nicht 100 % aller Firmen/Standorte besucht, sondern es wird lediglich eine Stichprobe genommen, wodurch sich der Zertifizierungsaufwand reduziert.
Auch die Zertifizierung von mehreren Managementsystemen gleichzeitig – wie z.B. Qualitäts- und Umweltmanagement – ist bei vielen Zertifizierungsstellen möglich.
Sie haben noch Fragen zur Zertifizierung? Wir helfen Ihnen weiter!

Integriertes Management

Das integrierte Management wird immer mehr Einzug in die Unternehmen halten, denn es bringt viele Vorteile mit sich:

Reduzierte Dokumentation durch gemeinsame Dokumente
Verringerter zeitlicher Aufwand für die Systempflege
Geringerer Personalaufwand für die Systempflege
Erhöhte Transparenz der Managementsysteme für alle Mitarbeiter

Integriertes Management – Zeit wirds

Sind in einem Unternehmen mehrere Managementsysteme vorhanden oder soll ein weiteres Managementsystem ergänzt werden, so empfiehlt es sich, die Systeme aufeinander abzustimmen und ein integriertes Managementsystem aufzubauen. Dank der Synergien, die sich ergeben, können z.B. Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Energiemanagement und Arbeitsschutz in eine einheitliche Systematik gebracht werden

Damit Sie auch die Umsetzung in die Praxis zügig und optimal realisieren können, begleiten Sie unsere erfahrenen Spezialisten von Hüttl & Vierkorn gerne und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

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Materialeffizienz ist der Weg in eine grünere Zukunft, der sich nicht nur für die Umwelt lohnt sondern auch für den Unternehmer.

Dr. Sigrid Schwub, Leitung: Innovation, Technologie, Umwelt – Hüttl & Vierkorn Wirtschaftsberatungs GmbH & Co. KG

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