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E-Mail-Archivierung Aufbewahrungsfristen 6 – 10 Jahre

von | Feb 22, 2023 | IT & OT Security

E-Mail-Archivierung Aufbewahrungsfristen 6 – 10 Jahre

Die Aufbewahrungsfrist für E-Mails ist gem. §257 HGB und §147 AO sechs bis zehn Jahre. Um die laufende Nutzung ihrer E-Mail-Postfächer gering zu halten, legen Mail-Archive Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellen so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen über die geforderte Aufbewahrungslaufzeit sicher.  

Durch den Einsatz einer E-Mailarchivlösung ergeben sich zahlreiche Vorteile:

Rechtssicherheit

  • E-Mails und Geschäftsbriefe sind über Jahre manipulationssicher, vollumfänglich und jederzeit auffindbar zu archivieren.
  • Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Bücher sowie Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)
  • Unterstützung bei der Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
  • Verfügbarkeit im Schadensfall
  • Beweislastführung bei Gerichtsprozessen (E-Discovery-Prozess)
  • Compliance Unterstützung hinsichtlich der Integrität von E-Mails sowie dem Löschen personenbezogener Daten

Schutz vor Datenverlusten

  • Journalarchivierung sichert die Vollständigkeit aller E-Mails im Archiv
  • Sicherung aller bestehenden E-Mails
  • Vermeidung fehleranfälliger Sicherungen von PST-Dateien durch zentrale Archivierung
  • Schutz vor Datenverlusten durch Anwender
  • Präventive Speicherung von E-Mails vor der Postfachzustellung

Technische Systeme optimieren

  • Reduktion von Storageanforderungen durch Auslagerung und regelbasiertes Löschen von E-Mails
  • Komprimierung von E-Mail Datenvolumen bis zu 70%
  • Verwaltung großer Datenmengen erleichtern  
  • Wiederherstellbarkeit durch den einzelnen Anwender sicherstellen
  • Backup- und Restore-Zeiten werden durch geringeres Datenvolumen verkürzt

Gerne beantworten wir ihnen technische Fragen zur Auslegung und Konfiguration ihrer Mail-Archivlösung. Setzen sie sich gerne jederzeit mit uns in Verbindung.

„Mail-Archive sind ein sinnvolles gesetzliches „Muss“ welches gleichzeitig auch zahlreiche technische und organisatorische Vorteile für ihre Organisation birgt.“

Christoph Ernst IT-Consultant