Die Aufbewahrungsfrist für E-Mails ist gem. §257 HGB und §147 AO sechs bis zehn Jahre. Um die laufende Nutzung ihrer E-Mail-Postfächer gering zu halten, legen Mail-Archive Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellen so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen über die geforderte Aufbewahrungslaufzeit sicher.  

Durch den Einsatz einer E-Mailarchivlösung ergeben sich zahlreiche Vorteile:

Rechtssicherheit

• E-Mails und Geschäftsbriefe sind über Jahre manipulationssicher, vollumfänglich und jederzeit auffindbar zu archivieren.

• Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Bücher sowie Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)

• Unterstützung bei der Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

• Verfügbarkeit im Schadensfall

• Beweislastführung bei Gerichtsprozessen (E-Discovery-Prozess)

• Compliance Unterstützung hinsichtlich der Integrität von E-Mails sowie dem Löschen personenbezogener Daten

Schutz vor Datenverlusten

• Journalarchivierung sichert die Vollständigkeit aller E-Mails im Archiv

• Sicherung aller bestehenden E-Mails

• Vermeidung fehleranfälliger Sicherungen von PST-Dateien durch zentrale Archivierung

• Schutz vor Datenverlusten durch Anwender

• Präventive Speicherung von E-Mails vor der Postfachzustellung

Technische Systeme optimieren

• Reduktion von Storageanforderungen durch Auslagerung und regelbasiertes Löschen von E-Mails

• Komprimierung von E-Mail Datenvolumen bis zu 70%

• Verwaltung großer Datenmengen erleichtern  

• Wiederherstellbarkeit durch den einzelnen Anwender sicherstellen

• Backup- und Restore-Zeiten werden durch geringeres Datenvolumen verkürzt

Gerne beantworten wir ihnen technische Fragen zur Auslegung und Konfiguration ihrer Mail-Archivlösung. Setzen sie sich gerne jederzeit mit uns in Verbindung.

„Mail-Archive sind ein sinnvolles gesetzliches „Muss“ welches gleichzeitig auch zahlreiche technische und organisatorische Vorteile für ihre Organisation birgt.“

Christoph Ernst IT-Consultant