Die Aufbewahrungsfrist für E-Mails ist gem. §257 HGB und §147 AO sechs bis zehn Jahre. Um die laufende Nutzung ihrer E-Mail-Postfächer gering zu halten, legen Mail-Archive Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellen so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen über die geforderte Aufbewahrungslaufzeit sicher.
Durch den Einsatz einer E-Mailarchivlösung ergeben sich zahlreiche Vorteile:
Rechtssicherheit
- E-Mails und Geschäftsbriefe sind über Jahre manipulationssicher, vollumfänglich und jederzeit auffindbar zu archivieren.
- Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Bücher sowie Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)
- Unterstützung bei der Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
- Verfügbarkeit im Schadensfall
- Beweislastführung bei Gerichtsprozessen (E-Discovery-Prozess)
- Compliance Unterstützung hinsichtlich der Integrität von E-Mails sowie dem Löschen personenbezogener Daten
Schutz vor Datenverlusten
- Journalarchivierung sichert die Vollständigkeit aller E-Mails im Archiv
- Sicherung aller bestehenden E-Mails
- Vermeidung fehleranfälliger Sicherungen von PST-Dateien durch zentrale Archivierung
- Schutz vor Datenverlusten durch Anwender
- Präventive Speicherung von E-Mails vor der Postfachzustellung
Technische Systeme optimieren
- Reduktion von Storageanforderungen durch Auslagerung und regelbasiertes Löschen von E-Mails
- Komprimierung von E-Mail Datenvolumen bis zu 70%
- Verwaltung großer Datenmengen erleichtern
- Wiederherstellbarkeit durch den einzelnen Anwender sicherstellen
- Backup- und Restore-Zeiten werden durch geringeres Datenvolumen verkürzt
Gerne beantworten wir ihnen technische Fragen zur Auslegung und Konfiguration ihrer Mail-Archivlösung. Setzen sie sich gerne jederzeit mit uns in Verbindung.
„Mail-Archive sind ein sinnvolles gesetzliches „Muss“ welches gleichzeitig auch zahlreiche technische und organisatorische Vorteile für ihre Organisation birgt.“
Christoph Ernst IT-Consultant